Las reuniones de trabajo o estudio son importantes para tomar decisiones, capacitarse o planificar acciones en común. Pero pueden ser una pérdida de tiempo si no se toman en cuenta algunas reglas probadas para la eficiencia de ellas.
Es frecuente que, dada la utilidad de una reunión, se convoque excesivamente a ellas. A veces no hace falta reunirse, ya que los objetivos propuestos pueden conseguirse mediante el intercambio de información ya sea escrita o telefónica. Solamente debe convocarse a una reunión si no hay otra forma más rápida y económica de comunicarse.
Esta decisión se podrá tomar únicamente si se tienen claros los objetivos. Esto es fundamental y si se decide a convocar a la reunión, todos deben tener presente los propósitos para ella.
En la reunión deben tomarse acuerdos, definir los responsables y los plazos. Debe salir de ella un plan claro y concreto de acción. Debe planificarse un seguimiento de los acuerdos hasta que estos se cumplan.
Es frecuente que, dada la utilidad de una reunión, se convoque excesivamente a ellas. A veces no hace falta reunirse, ya que los objetivos propuestos pueden conseguirse mediante el intercambio de información ya sea escrita o telefónica. Solamente debe convocarse a una reunión si no hay otra forma más rápida y económica de comunicarse.
Esta decisión se podrá tomar únicamente si se tienen claros los objetivos. Esto es fundamental y si se decide a convocar a la reunión, todos deben tener presente los propósitos para ella.
En la reunión deben tomarse acuerdos, definir los responsables y los plazos. Debe salir de ella un plan claro y concreto de acción. Debe planificarse un seguimiento de los acuerdos hasta que estos se cumplan.
Las Fases De Una Reunión.
A) El análisis y estudio de su necesidad
1. ° ¿Es necesaria la reunión?
a) Necesidad técnica
b) Necesidad de interrelación o comunicación
2. ° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema?
3. ° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?
B) La fase de preparación.
El coordinador de una reunión debe atender a:
1. ° Las condiciones materiales:
2. ° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir.
3. ° El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema.
4. ° La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.
INICIO DE LA REUNIÓN
1- Presentar Los Participantes.
A) El análisis y estudio de su necesidad
1. ° ¿Es necesaria la reunión?
a) Necesidad técnica
b) Necesidad de interrelación o comunicación
2. ° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema?
3. ° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?
B) La fase de preparación.
El coordinador de una reunión debe atender a:
1. ° Las condiciones materiales:
2. ° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir.
3. ° El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema.
4. ° La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.
INICIO DE LA REUNIÓN
1- Presentar Los Participantes.
2- Darles Confianza.
3- Presentar El Tema De La Reunión.
4- Fijar Los Objetivos De La Reunión.
Planificar La Reunión.
Generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, un resiente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso solo el 3% de ellos tenían su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referían a la falta de preparación y planificación de las mismas.
¨ Pasos Para La Planificación De Las Reuniones.
√ Establecer la tabla de la reunión.
√ Decidir quienes serán los individuos que participarán en la reunión.
√ Determinar el número de asistentes.
√ Distribuir una agenda previa.
Dirigiendo La Reunión.
√ Iniciar puntualmente la reunión.
√ Iniciar la reunión con algún comentario declaración o pregunta.
√ Ceñirse a la agenda y evitar la perdida de tiempo.
√ Disposición de las personas en el lugar de la reunión.
√ Empleo de elementos audiovisuales.
√ Cuando la reunión a terminado, darle fin.
√ Tener un seguimiento continuo de los acuerdos alcanzados en ella.
Generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, un resiente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso solo el 3% de ellos tenían su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referían a la falta de preparación y planificación de las mismas.
¨ Pasos Para La Planificación De Las Reuniones.
√ Establecer la tabla de la reunión.
√ Decidir quienes serán los individuos que participarán en la reunión.
√ Determinar el número de asistentes.
√ Distribuir una agenda previa.
Dirigiendo La Reunión.
√ Iniciar puntualmente la reunión.
√ Iniciar la reunión con algún comentario declaración o pregunta.
√ Ceñirse a la agenda y evitar la perdida de tiempo.
√ Disposición de las personas en el lugar de la reunión.
√ Empleo de elementos audiovisuales.
√ Cuando la reunión a terminado, darle fin.
√ Tener un seguimiento continuo de los acuerdos alcanzados en ella.
Antes De Cualquier Reunión Se Debe Tener Presente:
√ Publicar una agenda realista de la reunión con suficiente anticipación, invitando a los participantes a través del correo electrónico.
√ Registrar en agenda de reuniones.
√ Publicar una agenda realista de la reunión con suficiente anticipación, invitando a los participantes a través del correo electrónico.
√ Registrar en agenda de reuniones.
√ Material de lectura previa publicado 48 horas antes de la reunión (24 en casos excepcionales).
√ Comenzar y terminar la reunión a tiempo.
√ No permitir distracciones (celulares, mail, agendas, conversaciones paralelas).
√ Acordar los entregables/output de la reunión.
√ Establecer el tiempo de cada tema a tratar
√ Establecer el tiempo de cada tema a tratar
√ Distribuir la minuta de reunión y los productos específicos que se hubieran generado durante la reunión entre los asistentes, archivando copia en el área de documentación respectiva.
Bibliografía:
Bibliografía:
Carlos J. Van-Der Hofstadt Román, José María Gómez Gras, María José Alarcón García. Competencias y habilidades profesionales para universitarios. Díaz de Santos, 2006, 507 pp
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